云南會議住宿安排（云南旅游）
(一)安排方式：
對于會議住宿，最簡單的方法是由與會者自己安排住宿，但是更有效和考慮經濟利益來說最好是由主辦單位預定房間，如果不事先保留房間，會產生下列問題：
1.遇到旺季，飯店可能將房間賣出，這樣會迫使與會者住在距離會場較遠的地方。
2.與會者可能拿不到優惠價格，因為個人無法有講價的能力。
3.會場租金可能較高(如會場也在飯店)，通常飯店以預訂房間數多寡來考慮場租可否講價。
(二)住宿程序:一旦預訂的房間決定后,會議主辦方需決定選用哪種基本住宿程序:
1．告訴飯店所有與會者住宿經由團體(主辦單位)訂房卡或申請表為憑。
2．告訴飯店所有訂房以主辦單位的住宿表為憑證。
3．經由我公司（時代亞盟）代為處理。
4．經由主辦單位的住宿組人員負責。
(三)預定會議住宿的方式:會議期間可能需要大量的房間，這些都必須事先預訂，否則會造成住宿方面的問題，特別是遇到旺季，可能找不到房間可以住，在此針對會議住宿的方式分別作說明。
訂房卡：
如果會議需要住宿的人數不多的話，可以直接向飯店或會議中心索取訂房卡，是免費的。主辦單位隨同會議通知寄上訂房卡再由與會者直接向飯店訂房。 這份訂房卡或申請表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做一份草案請飯店核對房價、訂金等事項是否有誤，通常飯店會希望注明如果訂金沒有收到前無法確認，另外也可以注明有任何稅金或服務費。另外還有一點也很重要，就是強調訂房截止日，以鼓勵與會者盡早預訂。截止日的訂定是與飯店在簽訂合約前同意的。
住宿單：
住宿單通常使用在小型會議，由主辦單位支付房間費。將一份表格寄給你邀請的人，要求他填寫陪同人員名字，希望哪種房間，抵達與離開日期，將表格資料填在住宿單中給飯店，并告訴飯店收款方式，內容包括：
1．注明房間服務費和稅金由個人或是邀請單位支付。
2．注明雜費由誰負責(如在飯店餐廳用餐、洗衣、電話費等)。
3．房間只保留到抵達日的下午6時，還是由邀請單位全權負責。
4．要求飯店在寄上確認信前，先由邀請單位核對后再分別寄給他們。
一旦房數被確定后，我公司（時代亞盟）會提供你一份飯店資料，讓你參考與選擇，然后再由主辦單位與飯店業務代表談房價。如果可能，最好實際去看一下使用飯店房間的設備，這不但有助于你房價的講價，同時提出一些與會者可能會問的問題，請飯店人員答復，同時也可以了解飯店預訂作業和前臺服務情形。
特別預訂：
有些會議籌辦人在所有預訂房間中保留數間給特定的人或團體，并給予特別處理，例如：總計預訂200間，20間為VIPs(貴賓)使用，其余180間為與會代表，使用特別預訂是因為有些貴賓和參展商都要特別小心接待。詳細與飯店業務代表討論細節：
1．特別預訂多少房間，什么類別和房價。
2．預訂的作業程序。
3．什么時限內未使用的房間轉到一般預約中。
在決定特別預訂前，可能需要不同表格，對參展廠商的表格可以用不同顏色或注明特別截止日，對于貴賓(VIPs)則注明不同身分并由你自己處理他們的住宿安排。工作人員房間預訂和免費房間：在一般與會者住宿安排開始前，先分派好工作人員住宿和免費房間。 一般來說工作人員及免費房間的住房表直接送給飯店業務人員，包括名字和地址、職稱或注明他(她)在會議中的工作角色、需要什么類型房間、抵達與離開日期、如果不是免費房間，由誰支付房間費和附帶費用(如電話、洗衣等)。工作人員所住的房價通常會提供較優惠價格，來降低主辦單位的成本。最好注明他們的身分，因為飯店經常根據你這份住房表提供貴賓(VIPs)特別禮遇(如送水果、小禮物等)，你可能也希望將確認函直接給你，由你核對無誤后再寄給貴賓或工作人員。
(四)住宿表格的內容：
住宿表格通常由主辦單位印制，但準備表格前先確認有關作業原則，例如截止收件日、確認回函寄給主辦單位或飯店、是否接受電話詢問。雖然有些住宿表格對某一特定團體要求一些額外資料，一般標準表格包括下列內容：
1．主辦單位名稱。
2．會議名稱。
3．會議日期。
4．會議地點。
5．收件截止日期。
6．確認函回信地址。
7．各飯店的房價。
8．稅金明細。
9．飯店的地理位置圖。
10．注明項目：
(1)選擇飯店偏好。
(2)哪種類型房間。
(3)訂房人名字。
(4)抵達日期時間。
(5)離開日期。
11．注明訂金支付。
12．注明有關取消和更改處理方法。
13．注明什么時候由誰寄發確認函。
14．注明接受或不接受電話詢問和預訂。
15．如果接受信用卡注明哪種信用卡、號碼、到期日和簽字。
16．填寫名字、地址、電話以便寄確認函。
17．為了避免誤解，如果在表格中沒有注明房間類型時，最好提供住宿資料。
(1)單人房：一個人住，一張床。
(2)二人房：兩個人住，一張床。
(3)雙人房：兩個人住，二張床。
(五)作業程序：
住宿安排是相當復雜與耗時間的工作，記錄有關各類房間的存量，回答各種問題，解決個人住宿問題以及將住房報告轉給飯店與我公司（時代亞盟），所有作業程序務必盡量快速與準確。
場地視察:如果決定自行處理住宿,則工作人員一定要對于使用飯店的設備特別了解，要帶領負責住宿的工作人員到飯店,由各飯店業務人員一一介紹，以便到時候回答與會者的問題。
確認：通知與會者收到他們的住宿表格和確認他們的房間，有些主辦單位并不通知與會者收到他們的住宿表格，而是由飯店直接寄發確認函。最好收到住宿資料時立即寄發收到通知，因為有些飯店比較晚才寄發確認函。為了減少不必要的電話，最好注明在收到住宿表格后多少天內回復。
住宿報告：住宿報告是在一段時間內各飯店訂房情形的摘要，在報告中顯示總計預訂多少間飯店、每個飯店多少房間、多少間房間已經被訂、還有多少間沒有被訂、多久才提供一次住宿報告。所提供的名單可按照與會者名字、單位、到達日期或地理位置排列。大會結束后，我公司（時代亞盟）會提供一份完整的各飯店住宿報告，也可要求各飯店提供他們的住宿報告相互對照，看看有多少人臨時取消以及有哪些人最后才直接向完成房間預訂。一旦決定了使用的飯店，飯店訂房表格和住宿作業單會寄給各飯店。
會議住宿的協議書中詳細記載了價格和房間類型，為了使作業有效率，飯店給的價格要確定，而不是在某個價格范圍之間。 很多飯店不熟悉主辦單位的作業方式，因此附上詳細說明給飯店，這樣飯店就能知道，所有訂房和取消還是要轉回來。取消訂房可以重新分配，盡量使訂房保持原來預訂的。只有主辦單位有權接受訂房，如果飯店也接受訂房會造成重復現象。
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