云南會議場所 （云南會議旅游）
會議場所（選址）
選擇一個能讓會議組織者和與會者都能滿意的會議場所非常重要，面對眾多的場所，到底怎樣去選擇呢？我公司（時代亞盟）建議你考慮以下幾個步驟：
1. 確定會議目的
大部分會議的目的是教育、學術交流、商業討論、專業提高或社交聯誼等多重目的；少數活動是單一目的。例如一般社團年會多半集合教育、學術交流、商業及休閑活動。而一般企業界會議的特色是激勵性的研討會結合休閑活動，如高爾夫球賽等。每一種會議有其特定理由、目的與期望，因此在考慮場地前要先了解清楚。
2．列出可供選擇的清單
選擇會議場地的工作清單先列好工作清單，知道你在選擇場地時需要注意哪些事項，如此更能幫助你正確選擇適當的開會場地。我公司（時代亞盟）建議清單細節如下：
地區
1．費用(成本)與便利性。
2．是否鄰近機場。
3．轎車或出租車是否足夠。
4．充足的停車空間。
5．如果需要，接送交通工具是否充足，費用情況。
環境
1．當地有何觀光點。
2．購物。
3．休閑活動。
4．天候狀況。
5．環境是否良好。
6．餐廳。
7．當地治安是否良好。
8．社區經濟狀況。
9．當地給予外界的評價、過去會議舉行情況。
10．當地旅游局或相關部門支持與服務情況。
11．會議周邊供應廠商的經驗、設備是否足夠，如視聽器材公司、展覽公司、事務機器公司與安全方面。
設備
1．保安人員與服務人員是否友好、做事效率如何。
2．大廳(是否整潔，吸引人。
3．報到處是否容易找到：
(1)是否有足夠房間供工作人員使用。(2)是否足以處理check-in/check-out的高峰時段。
(3)接待處的人力是否足夠。
4．當人數眾多時是否有足夠的電梯設備。
5．詢問處是否全天候有人值班。
6．立即回復有關電話詢問，盡速轉送留言。
7．對客人的服務：
(1)郵局。(2)禮品店。(3)柜臺服務。(4)保險箱。
8．舒適、整潔的飯店住房：
(1)家具是否完好。
(2)現代化沖浴設備。
(3)充足光線。
(4)足夠的衣櫥空間與衣架。
(5)煙霧警示器。
(6)火災逃生資料是否清楚。
(7)冰箱和小酒吧。
(8)走道是否整潔，包括清潔人員是否盡速清理通道、煙灰。
(9)是否在每層樓有冰塊和飲料。
(10)電梯服務。
(11)標準房與豪華房的大小。
(12)是否有特別樓層提供特殊服務。
(13)豪華套房的數量與形式，客廳、臥室尺寸和睡床類型的簡介。
(14)訂房的程序和方法。
(15)房間類別，如高樓層或低樓層，面海景或面山景。
(16)每一種類別的房間數。
(17)有多少房間數可以使用，如果需要，對早來晚走的與會者如何處理。
(18)會議房價與一般房價如何。
(19)何時能提供確定的會議房價。
(20)是否需要保證數量與訂金。
(21)進房與退房的時間。
(22)什么時間取消已預訂的房間。
(23)付款方式。
(24)接受哪幾種信用卡。
(25)萬一取消訂房，退款方式為何。
會場空間
1．會議室尺寸(面積)。
2．當會議室做不同座位安排時，其容量如何。
3．會議室隔音設備是否良好。
4．電源開關、冷暖氣控制是否單獨分開。
5．會議室的音響效果，是否有良好音響系統。
6．固定設備如黑板、銀幕和家具。
7．障礙物如圓柱。
8．視聽設備：
(1)視聽效果，是否后座的人可以看到銀幕。
(2)會議室天花板高度。
(3)是否有裝飾燈架。
(4)裝飾的鏡子是否會反光。
(5)是否有窗簾遮住窗戶光線。
(6)電源控制位置。
9．火災逃生口。
10．公共區域是否整潔。
11．相同性質的會議室是否在同一層樓或分在不同樓層舉行。
12．房間和公用電話是否很方便。
13．洗手間數量、位置，是否干凈。
14．衣帽問數量、位置。
15．其他服務：
(1)足夠空間放置家具和器材。
(2)良好光線。
(3)很容易讓與會者找到。
(4)足夠的電源插座。
(5)安全性。
16；設備：
(1)桌子：①1．83米寬x 2．44米長。②一般教室桌寬38．1~45．7厘米。
(2)椅子：舒適并適合較長會議使用。
(3)舞臺：①不同高度的舞臺。②有地毯和鋪裙邊的舞臺。
(4)講臺：①站立式講臺。②有燈光的講臺。
(5)黑板和布告欄。
(6)指示架。
(7)廢紙簍與垃圾桶。
(8)照明燈與輔助燈設備。
(9)燈光控制盤。
(10)報到臺。
(11)麥克風。
餐飲服務
1．公共區：
(1)清潔與外觀。
(2)備菜區是否干凈。
(3)在最忙時段是否有足夠人力。
(4)工作人員態度。
(5)有效、快速的服務。
(6)各式菜單。
(7)價格范圍。
(8)預訂的方式。
(9)燈光控制盤。
(9)是否可能增加食物放置區域(如走廊)作為早餐或簡單午餐的場地。
大型活動：
(1)費用(成本)。
(2)創意性。
(3)質量與服務。
(4)多樣菜單。
(5)稅和小費。
(6)在活動前要求漲價。
(7)特別服務。
(8)特制菜單。
(9)提供主題宴會的建議。
(10)獨特的茶點。
(11)素食和節食者的食物。
(12)餐桌布置。
(13)舞池。
(14)宴會桌的尺寸。
(15)8人座／10人座。
3．酒的規定：禁止服務時段。
4．現金交易酒吧規定：
(1)調酒師費用和最低計費小時。
(2)出納人員費用。
(3)點心價格。
(4)保證數量規定。
(5)何時需要提供保證數量。
(6)準備的份量超過保證，數量的最大極限。
展覽空間
1．有多少卸貨點，距離展覽區多遠。
2．是否有貨運接收區。
3．設備：排水系統、電力、煤氣、電話插座。
4．最大地面承載量。
5．警衛區。
6．防火逃生口。
7．展覽與餐飲、洗手間、電話的距離。
8．是否有充分時間進、出場。
9．是否需要特別裝潢來增加場地外觀。
10．燈光是否需要補強。
11．展覽場地是否接近會場。
12．救護站是否靠近。
13．是否可提供展覽廠商一間臨時辦公室。
14．存放打包箱的地區和方式。
3. 選擇合適類型的場所
選擇適合的會議場所，必須依據當地可提供的會議資源狀況及該會議的程序、預計與會人數、與會人員的背景情況，以及最重要的會議目的、目標和與會者的偏好等因素綜合考慮。
酒店：
按類型劃分
商務型酒店：
這類酒店無論在外部設計，還是在內部裝修，以及可提供的先進通訊工具、適合會務的商用場地上（有特定的商務樓層），一般都充分體現了現代商務高效、快捷的內涵。酒店既能接待小型會議也能接待大型會議，有一個或多個多功能廳，24小時全天候辦公，有較強的服務能力，此外還有多個中、西式餐廳、各種商店、健身房、游泳池等設施。
度假型酒店：
這類酒店一般建在旅游勝地或海邊，外部設計、園林規劃、內部裝修都充分體現了當地特色，集休閑、娛樂于一體。同時隨著社會的發展，度假型酒店也能提供相應的會議設施、美食和各種代表地方和季節特色的活動，這些無疑大大方便了會議單位。
按地點劃分
位于市中心：
在選擇位于市中心的酒店時需考慮酒店與機場距離（包括交通是否擁擠）。如果與會者來自國內或本地區，那么選擇這樣的酒店是明智的。會議籌劃者一般喜歡選擇位于理想的城市里且設施和功能齊全的市中心酒店，這樣與會者的隨行家屬便有很多活動可做。有些酒店被公認為服務一流，良好的口碑常使酒店成為會議籌劃者的首選會議場所。
位于市郊：
對于需乘飛機從外地而來的與會者來說，位于市郊的酒店可能不是很吸引人。從機場至會場和住地要花不少時間，不適宜選擇這類酒店，而對于當地可驅車前往的與會者來說，這類酒店也是大受歡迎的。
4. 會議類型與場所的搭配
舉辦培訓活動的最佳環境是能提供專門工作人員和專門設施的成人教育場所（公司的專業培訓中心或旅游勝地的培訓點）。
研究和開發會議需要有利于沉思默想、靈感涌現的環境（培訓中心或其他寧靜場所最為適合）。
學會年會的地點選擇一般根據會員的意見來定（一般選在當前最受歡迎的城市，能提供會議服務的酒店）。
重大的獎勵、表彰型會議一定要有檔次，要引人入勝，會議的目的是對杰出表現予以獎勵。
對于交易會和新產品展示會，需要選擇有展廳的場所，還要求到達會場所在城市的交通必須便利。
5. 現場參觀注意事宜
在考慮去做現場參觀之前，先檢查一下是否已具備了前提條件：
報價方（酒店）接受和同意會議明細表中各項事宜；
報價方（酒店）應是侯選名單中較好的一個；
對報價（酒店）方擬訂的合同條款基本接受。
6. 親臨現場實地考察
對于親臨現場進行考察應注意以下五點：
會見能做決策的人。這樣有利以后解決可能出現的交易問題；
只要可能，一定要在酒店建議的日期去進行參觀。最好不要在酒店客滿時去參觀，因為這會使酒店產生直接費用；
不要出于個人原因再次參觀酒店；不要隨帶家屬同行；
考慮是否需要以一個普通客人身份不宣而至以檢查酒店對客人的接待情況，還是事先通知酒店以貴賓身份前往以檢查酒店是如何接待貴賓的；
考慮另一家酒店作為“備選”，以便談判一旦失敗不至于太被動。
